Como realizar o Encerramento e Início do Exercício da Escrituração

Informação!

Antes de conhecer os processos, duas ressalvas devem ser observadas:​

1) A primeira delas é que esse manual tem o objetivo de esclarecer e orientar de forma rápida e simples como proceder com o Encerramento e Início do Exercício da Escrituração Contábil;

2) A segunda é que você pode iniciar as operações no exercício de 2024, seguindo esses 3 passos rápidos:

Compreendidas as orientações acima, é hora de conhecer o contexto das duas funcionalidades: Encerrar período e Iniciar exercício. Por meio delas as fases são executadas e a virada de chave da escrituração contábil é realizada.

Dicas e orientações para o encerramento e início do exercício​

Configurações e ativações de cadastros​

Ressaltamos que, para a virada de exercício, as configurações e ativações de alguns cadastros auxiliares, presentes nos sistemas Contábil, Planejamento e Tesouraria, deverão estar devidamente válidas para o novo exercício.

Informação:

Em favor disso, será de responsabilidade da equipe de Gestão de Produtos da área de Planejamento e Contabilidade, a ativação e a cópia de configurações, como por exemplo o Plano de Contas e Equivalências. Sendo assim, você, técnico e usuário, não precisará se preocupar com essas rotinas.

Verifique se a cópia das peças orçamentárias PPA, LDO e LOA estão devidamente realizadas no sistema Planejamento (Cloud). Para isso, acesse a documentação disponível na nossa Central de Ajuda, a qual abordará orientações e dicas sobre a elaboração do orçamento do seu município.

É recomendável que se utilize as Configurações funcionais do ano anterior, ou seja, coloque Em uso, pois não ocorrem alterações constantes conforme o acompanhamento amparado da Portaria 42/1999 (MOG).

Essa sugestão (colocar Em uso do ano anterior) também é válida para as Configurações de Naturezas de Receitas e Despesas, Organogramas e Recursos, mas, como já citado, o sistema permite a criação de uma nova configuração, além de ser possível copiar a configuração do ano anterior e colocá-la em uso no novo exercício.

Outra dica é com relação a disponibilização de saldos orçamentários para a execução do novo exercício.

E como isso ocorre? Pela simples sanção da LOA os saldos são disponibilizados para o sistema Contábil, bem como para o sistema Compras (Cloud).

Importante!

Vale ressaltar ainda que, após a sanção da LOA, os documentos escrituráveis referentes a receita e despesa orçamentária devem ser devidamente reconhecidos também pela contabilidade nos grupos 5 e 6 do plano de contas vigente para o ano. Isso é possível por meio do botão Enviar para escrituração.

Financeiro​

No aspecto financeiro, para a abertura do exercício, diversos cadastros e configurações, precisam ser copiados ao iniciar o período financeiro, para que as rotinas sejam executadas com sucesso. Anteriormente, esses cadastros eram disponibilizados pela própria Gestão de Produtos da Betha Sistemas, ou seja, o usuário não precisava realizar a ativação e a cópia dos cadastros auxiliares e configurações, no entanto, com o objetivo de dar maior autonomia ao usuário, tais funcionalidades obrigatoriamente, devem ser executadas durante o processo de início do período financeiro.

Já a disponibilização dos saldos financeiros dos restos a pagar, despesas extras, bancários e consignações (DDOs) é automaticamente realizada pelo sistema. Sendo assim, não há necessidade de execução de qualquer rotina para a disponibilização desses saldos. Isso porque, o sistema Contábil (Cloud) possui o controle único dos saldos citados e possibilita executar os saldos iniciais (fases) da escrituração quando finalizado o encerramento do exercício anterior.

Por fim, outra dica é realizar o encerramento do período financeiro para bloquear movimentações equivocadas. Para isso, acesse o menu Executando > Período financeiro e clique em Encerrar informando a data de 31/12 do respectivo ano e o motivo do encerramento.

Informação!

Já está disponível na funcionalidade de Encerramento do período financeiro, o recurso que permite você anular os empenhos estimativos com saldos. Para utilizá-lo, acesse a funcionalidade por meio do menu Executando > Período financeiro e ao clicar em Encerrar e informar a data 31/12 do respectivo ano, a opção Anular empenhos estimativos com saldo estará habilitada para seleção.

Contábil​

É fortemente recomendado que para cada novo exercício o Plano de Contas seja duplicado para dar autonomia aos registros contábeis, principalmente quando existirem alterações de um ano para o outro.

Para tanto, como já mencionado, tanto o plano de contas e suas contas contábeis, como outras configurações referentes a estrutura para a escrituração, estão sob responsabilidade da Gestão de Produtos da Betha Sistemas.

Informação!

Após a execução das réplicas, a manutenção dos agrupadores contas correntes, eventos contábeis e afins, são de responsabilidade das Revendas e Filiais, pois já atuam com as criações e customizações conforme entidades e seus estados. Já para os estados de Santa Catarina e Paraná, essas manutenções estão ainda sob responsabilidade também da equipe de Gestão de Produtos.

Encerramento do Exercício da Escrituração no Contábil​

Realizando o encerramento do exercício​

• Encerrando o período financeiro:

Para executar o encerramento do exercício, é necessário primeiro encerrar o período financeiro. Tal funcionalidade é executada acessando o menu Executando > Período Financeiro e clicando sobre o botão Encerrar. Informe a data de 31/12 no ano em curso e preencha o motivo do encerramento. (neste momento, também é possível anular os empenhos estimativos com saldo).

Encerrando o período contábil:

Após encerrar o período financeiro, podemos encerrar o período contábil! Para isso, acesse o menu Escriturando > Períodos e clique sobre o botão Encerrar período. Uma tela será apresentada para que você informe a data de encerramento do período contábil, ou seja, 31/12 do ano correspondente ao fechamento, além de outras opções para execução, como: executar as validações, gerar número de controle, e executar as fases.

É essencial que você habilite as opções Executar as validações, Encerrar exercício e Executar as fases. Já a função Gerar número de controle, objetiva identificar o último número gerado no período anterior e efetuar a geração dos demais números de controles no encerramento do exercício. Essa informação é utilizada por entidades de Santa Catarina e Paraná, mas caso sua entidade não realize a geração dessa informação basta desmarcá-la.

Aguarde e lembre-se que, durante a execução do processo, é possível visualizar no ambiente Períodos da escrituração, informações referentes a essa execução, como:

• Data da execução do encerramento;
• Usuário que realizou a rotina de encerramento;
• Status da execução.

Por meio do botão Mais detalhes, você visualiza as Validações, Fases de encerramento e a Efetivação, bem como, se foram Executados com sucesso.

Outro recurso que facilita a visualização de informações é o Histórico de encerramento e reabertura do período, o qual você acessa pelo botão Histórico no canto direito da tela:

Conferindo os lançamentos de encerramento​

Após o encerramento do exercício executado, é possível conferir os lançamentos de encerramento acessando o ambiente Escriturações de documentos.

Informação!

Se surgirem lançamentos de encerramento com a situação igual a Não escriturado ou Inconsistente, é possível que seja de alguma situação pontual da entidade (resquícios da base de dados).

Nessa situação, recomenda-se entrar em contato com a equipe de suporte técnico da Betha Sistemas.

Início do Exercício da Escrituração no Contábil​

Realizando o início do exercício​

Com o exercício devidamente encerrado, é hora de executarmos a rotina de início do próximo ano.

Antes de tudo, no sistema Planejamento, verifique se a LOA está Sancionada e foi Enviada para Escrituração. Caso não esteja, efetue a sanção e envie para Escrituração. Posteriormente, no sistema Contábil, assim como na fase de encerramento, é necessário primeiro iniciar o período financeiro.

Após efetuar login no respectivo ano, tal funcionalidade é executada acessando o menu Executando > Período Financeiro e clicando na seta ao lado do botão Encerrar, selecionando a opção Iniciar exercício.

Será apresentada a tela abaixo e é de extrema importância que você certifique-se que todas as opções estão marcadas, pois é por meio desse comando que serão lançados os saldos iniciais e serão feitas as ativações cadastrais, cópias de configurações e cópias de parâmetros.

Caso haja movimentação nos saldos no exercício de 2023 após iniciar o período financeiro de 2024, basta que a rotina seja reexecutada para que os saldos sejam atualizados.

Com o Período Financeiro devidamente iniciado, podemos então, iniciar o exercício no ambiente Períodos da Escrituração.

Para acessar a funcionalidade utilize o menu Escriturando > Períodos. Clique em Iniciar exercício, localizado na seta ao lado do botão Encerrar período. Mais uma vez, certifique-se que todas as opções estão marcadas, para que sejam feitas as cópias de todas as configurações, informe a data 01/01 em ambos os campos e após clique em Sim.

Durante a execução da rotina de início, é possível visualizar no ambiente Períodos da escrituração informações referentes a execução, igualmente já demonstrada no processo de encerramento. Por meio do botão Mais detalhes, você visualiza as Fases de Início e a Efetivação, bem como, se ambos foram Executados com sucesso.

Conferindo os lançamentos de início​

Início do exercício executado, é possível conferir os lançamentos contábeis acessando o ambiente Escriturações de documentos. Veja como exemplo, os lançamentos de Saldos iniciais, bem como, de Abertura referentes ao início de 2024 já devidamente escriturados:

Importante!

Se surgirem lançamentos de início com a situação igual a Não escriturado ou Inconsistente, é possível que seja de alguma situação pontual da entidade. Por exemplo: saldo de conta diferente do saldo de conta corrente, resquícios da base de dados, entre outros. Nessa situação, recomenda-se analisar o saldo da conta do exercício anterior, e preencher a informação de conta corrente no registro atual. Em caso de dúvidas, entrar em contato com a equipe de suporte técnico da Betha Sistemas.

Orientações sobre o encerramento de 2023 e início de 2024

Considerando toda a importância do Encerramento e Início do Exercício, bem como a preocupação que temos com os nossos usuários na realização dos respectivos procedimentos, abaixo disponibilizamos um manual em PDF contendo as orientações necessárias:

• Encerramento e Início de Exercício;