Como realizar o Encerramento e Início do Exercício da Escrituração
Antes de conhecer os processos, é importante ter atenção em dois aspectos:
1) Esse manual visa esclarecer o orientar, de forma rápida e simples, os procedimentos de Encerramento e Início do Exercício da Escrituração Contábil;
2) As operações podem ser iniciadas seguindo 3 passos rápidos:
- Sancionar e Escriturar a LOA no sistema Planejamento (Cloud);
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- Copiar as configurações e Iniciar o exercício no ambiente Período financeiro;
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- Copiar as configurações e Iniciar o exercício no ambiente Períodos da Escrituração.
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Compreendidas as orientações acima, é hora de conhecer o contexto das duas funcionalidades: Encerrar período e Iniciar exercício. Por meio delas as fases são executadas e a virada de chave da escrituração contábil é realizada.
Dicas e orientações para o encerramento e início do exercício
Configurações e ativações de cadastros
Ressaltamos que, para a virada de exercício, as configurações e ativações de alguns cadastros auxiliares, presentes nos sistemas Contábil (Cloud), Planejamento (Cloud) e Tesouraria (Cloud), deverão estar devidamente válidas para o novo exercício.
Será de responsabilidade da equipe de Gestão de Produtos da área de Planejamento e Contabilidade, a ativação e a cópia de configurações, como por exemplo o Plano de Contas e Equivalências. Sendo assim, você, técnico e usuário, não precisará se preocupar com essas rotinas.
Verifique se a cópia das peças orçamentárias PPA, LDO e LOA estão devidamente realizadas no sistema Planejamento (Cloud). Para isso, acesse a documentação disponível na nossa Central de Ajuda, a qual abordará orientações e dicas sobre a elaboração do orçamento do seu município.
Quanto às Configurações funcionais, a entidade pode tanto utilizar a mesma do ano anterior, quanto criar uma nova configuração. Vale lembrar que, caso a opte por utilizar a configuração que já está em uso, o sistema Contábil (Cloud) permite a duplicação da configuração Em uso, para isso, basta acessar a funcionalidade (menu Administrando > Funcional programática > Configuração de funcionais) e, na configuração Em uso, clicar no botão de engrenagem > Duplicar.
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Para saber mais informações acerca dessa rotina, clique aqui.
É recomendável que se utilize as Configurações funcionais do ano anterior, ou seja, coloque Em uso, pois não ocorrem alterações constantes conforme o acompanhamento amparado da Portaria 42/1999 (MOG).
Para as Configurações de Naturezas de Receitas e Despesas, Organogramas e Recursos também podem ser utilizadas tanto uma nova configuração, quanto a replicação da utilizada no ano anterior, ficando a critério da entidade a definição. Contudo, a fim de auxiliar e proporcionar uma transição mais tranquila, abaixo listamos as recomendações para cada tipo de configuração:
Em relação a Configuração de Naturezas de Receitas e Naturezas de Despesas recomendamos a utilização de uma nova configuração.
Quanto a Configuração de Recursos, nossa recomendação é que a entidade utilize a mesma do ano anterior.
A configuração do De x Para de Naturezas de Receitas x Recursos deve observar os novos campos incluídos na fonte de dados naturezasReceitasPadronizadasTC.busca, não sendo possível inserir um Recurso vinculado a uma Natureza de Receita diferente daqueles determinados pelo Tribunal de Contas, evitando, assim, que haja erros no envio de dados. Clique aqui para saber mais.
O mesmo ocorre no que se refere a configuração do De x Para de Naturezas de Receitas x Tipos de deduções, sendo incluídos dois novos campos na fonte de dados naturezasReceitasPadronizadasTC.busca, não sendo possível inserir um Tipo de dedução vinculado a uma Natureza de Receita diferente dos determinados pelo Tribunal de Contas, evitando, assim, que haja erros no envio de dados. Clique aqui para saber mais.
Em relação às Configurações de Plano de contas, tanto a replicação da configuração anterior quanto a criação de uma nova configuração permitirão que o sistema comporte-se de forma correta, ficando a cargo da entidade a definição de qual tipo será utilizado.
Outra dica é com relação a disponibilização de saldos orçamentários para a execução do novo exercício.
E como isso ocorre? Pela simples sanção da LOA os saldos são disponibilizados para o sistema Contábil, bem como para o sistema Compras (Cloud).
Vale ressaltar ainda que, após a sanção da LOA, os documentos escrituráveis referentes a receita e despesa orçamentária devem ser devidamente reconhecidos também pela contabilidade nos grupos 5 e 6 do plano de contas vigente para o ano. Isso é possível por meio do botão Enviar para escrituração.
Financeiro
No aspecto financeiro, para a abertura do exercício, diversos cadastros e configurações, precisam ser copiados ao iniciar o período financeiro, para que as rotinas sejam executadas com sucesso. Anteriormente, esses cadastros eram disponibilizados pela própria Gestão de Produtos da Betha Sistemas, ou seja, o usuário não precisava realizar a ativação e a cópia dos cadastros auxiliares e configurações, no entanto, com o objetivo de dar maior autonomia ao usuário, tais funcionalidades obrigatoriamente, devem ser executadas durante o processo de início do período financeiro.
Já a disponibilização dos saldos financeiros dos restos a pagar, despesas extras, bancários e consignações (DDOs) é automaticamente realizada pelo sistema. Sendo assim, não há necessidade de execução de qualquer rotina para a disponibilização desses saldos. Isso porque, o sistema Contábil (Cloud) possui o controle único dos saldos citados e possibilita executar os saldos iniciais (fases) da escrituração quando finalizado o encerramento do exercício anterior.
Por fim, outra dica é realizar o encerramento do período financeiro para bloquear movimentações equivocadas. Para isso, acesse o menu Executando > Período financeiro e clique em Encerrar informando a data de 31/12 do respectivo ano e o motivo do encerramento.
Já está disponível na funcionalidade de Encerramento do período financeiro, o recurso que permite você anular os empenhos estimativos com saldos. Para utilizá-lo, acesse a funcionalidade por meio do menu Executando > Período financeiro e ao clicar em Encerrar e informar a data 31/12 do respectivo ano, a opção Anular empenhos estimativos com saldo estará habilitada para seleção.
Contábil
É fortemente recomendado que para cada novo exercício o Plano de Contas seja duplicado para dar autonomia aos registros contábeis, principalmente quando existirem alterações de um ano para o outro.
Para tanto, como já mencionado, tanto o plano de contas e suas contas contábeis, como outras configurações referentes a estrutura para a escrituração, estão sob responsabilidade da Gestão de Produtos da Betha Sistemas.
Após a execução das réplicas, a manutenção dos agrupadores contas correntes, eventos contábeis e afins, são de responsabilidade das Revendas e Filiais, pois já atuam com as criações e customizações conforme entidades e seus estados. Já para os estados de Santa Catarina e Paraná, essas manutenções estão ainda sob responsabilidade também da equipe de Gestão de Produtos.
Encerramento do Exercício da Escrituração no Contábil
Realizando o encerramento do exercício
- Encerrando o período financeiro:
Antes de efetuar o encerramento é importante verificar se o exercício a ser encerrado não possui inconsistências, caso contrário não será possível proceder com o fechamento.
- Requisitos para encerrar o exercício:
- Não pode haver inconsistências ou documentos não escriturados para encerrar o exercício. A verificação deve ser feita por meio do menu Escriturando > Escriturações de documentos.
- As validações de encerramento não podem conter Erro em 31/12 do exercício a ser encerrado.
Para executar o encerramento do exercício, é necessário primeiro encerrar o período financeiro. Tal funcionalidade é executada acessando o menu Executando > Período Financeiro e clicando sobre o botão Encerrar. Informe a data de 31/12 no ano em curso e preencha o motivo do encerramento. (neste momento, também é possível anular os empenhos estimativos com saldo).
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Para facilitar o encerramento, sugerimos que sejam executadas as validações antes de efetuar o encerramento, para garantir a conformidade de dados e a ausência de erros. Além disso, é extremamente importante não ignorar as validações, especialmente aquelas de Erro ou Alerta, realizando os devidos ajustes antes de encerrar o período. Para facilitar a conferência, sugerimos a utilização do relatório Checklist do Ranking STN 2024 (menu Utilitários > Gerenciador de relatórios).
Encerrando o período contábil:
Após encerrar o período financeiro, podemos encerrar o período contábil! Para isso, acesse o menu Escriturando > Períodos e clique sobre o botão Encerrar período. Uma tela será apresentada para que você informe a data de encerramento do período contábil, ou seja, 31/12 do ano correspondente ao fechamento, além de outras opções para execução, como: executar as validações, gerar número de controle, e executar as fases.
É essencial que você habilite as opções Executar as validações, Encerrar exercício e Executar as fases. Já a função Gerar número de controle, objetiva identificar o último número gerado no período anterior e efetuar a geração dos demais números de controles no encerramento do exercício. Essa informação é utilizada por entidades de Santa Catarina e Paraná, mas caso sua entidade não realize a geração dessa informação basta desmarcá-la.
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Aguarde o processamento, o qual pode demorar, haja vista o grande número de dados a serem processados. Lembre-se que, durante a execução do processo, é possível visualizar no ambiente Períodos da escrituração as informações referentes a essa execução, como:
- Data da execução do encerramento;
- Usuário que realizou a rotina de encerramento;
- Status da execução.
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Por meio do botão Mais detalhes, você visualiza as Validações, Fases de encerramento e a Efetivação, bem como, se foram Executados com sucesso.
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Outro recurso que facilita a visualização de informações é o Histórico de encerramento e reabertura do período, o qual você acessa pelo botão Histórico no canto direito da tela:
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Conferindo os lançamentos de encerramento
Após o encerramento do exercício executado, é possível conferir os lançamentos de encerramento acessando o ambiente Escriturações de documentos.
Se surgirem lançamentos de encerramento com a situação igual a Não escriturado ou Inconsistente, é possível que seja de alguma situação pontual da entidade (resquícios da base de dados).
Nessa situação, recomenda-se entrar em contato com a equipe de suporte técnico da Betha Sistemas.
Início do Exercício da Escrituração no Contábil
Realizando o início do exercício
Com o exercício devidamente encerrado, é hora de executarmos a rotina de início do próximo ano.
Antes de tudo, no sistema Planejamento (Cloud), verifique se a LOA está Sancionada e foi Enviada para escrituração. Em caso negativo, efetue a sanção e envie para Escrituração. Posteriormente, no sistema Contábil (Cloud), assim como na fase de encerramento, é necessário primeiro iniciar o período financeiro.
Após efetuar login no respectivo ano, tal funcionalidade é executada acessando o menu Executando > Período Financeiro e clicando na seta ao lado do botão Encerrar, selecionando a opção Iniciar exercício.
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Na tela Iniciando exercício é de extrema importância que você certifique-se de que todas as opções estão marcadas, pois esse comando permitirá que sejam lançados os saldos iniciais e feitas as ativações cadastrais, cópias de configurações e cópias de parâmetros.
Caso haja movimentação nos saldos no exercício anterior após iniciar o novo período financeiro, basta que a rotina seja reexecutada para que os saldos sejam atualizados.
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Com o Período Financeiro devidamente iniciado, podemos então, iniciar o exercício no ambiente Períodos da Escrituração.
Em seguida deve-se efetuar a inativação dos cadastros de Deduções de receita, Receitas extraorçamentárias, Origens de alteração orçamentária da despesa, Origens de alteração orçamentária da receita, Tipos de aplicação, Tipos de bloqueio, Transações financeiras e Retenções, a fim de impedir a utilização dos registros nesse período. Para isso, basta acessar a funcionalidade correspondente e clicar em Outras opções (ícone de engrenagem) > Desativar.
Em seguida, acesse o menu Escriturando > Períodos > Iniciar exercício. Mais uma vez, certifique-se que todas as opções estão marcadas, para que sejam feitas as cópias de todas as configurações. Em seguida, informe a data 01/01 em ambos os campos e após clique em Sim.
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Durante a execução da rotina de início, é possível visualizar no ambiente Períodos da escrituração informações referentes a execução, igualmente já demonstrada no processo de encerramento. Por meio do botão Mais detalhes, você visualiza as Fases de Início e a Efetivação, bem como, se ambos foram Executados com sucesso.
Conferindo os lançamentos de início
Início do exercício executado, é possível conferir os lançamentos contábeis acessando o ambiente Escriturações de documentos. Veja como exemplo, os lançamentos de Saldos iniciais, bem como, de Abertura referentes ao início de 2024 já devidamente escriturados:
Se surgirem lançamentos de início com a situação igual a Não escriturado ou Inconsistente, é possível que seja de alguma situação pontual da entidade. Por exemplo: saldo de conta diferente do saldo de conta corrente, resquícios da base de dados, entre outros. Nessa situação, recomenda-se analisar o saldo da conta do exercício anterior, e preencher a informação de conta corrente no registro atual. Em caso de dúvidas, entrar em contato com a equipe de suporte técnico da Betha Sistemas.
Orientações sobre o encerramento de 2023 e início de 2024
Considerando toda a importância do Encerramento e Início do Exercício, bem como a preocupação que temos com os nossos usuários na realização dos respectivos procedimentos, abaixo disponibilizamos um manual em PDF contendo as orientações necessárias: